Guildford Borough Council Kundengeschichte

Guildford Borough Council ist einer der langjährigsten Anwender von Cryoserver. Sie haben die Entwicklung von Cryoserver über die Jahre verfolgt und die Einführung von E-Mail-Archivierungsfunktionen , die heute zu unseren größten Vorteilen gehören.

Wir sprachen mit Vincenzo Ardilio:

Wie nutzt Ihr Unternehmen Cryoserver?

Wir verwenden es oft. Wir verwenden es, wenn wir Subject Access Requests (SAR) oder Freedom of Information (FOI) Anfragen haben, wenn wir herausfinden wollen, ob wir tatsächlich Informationen in E-Mails halten oder nicht. Wir haben derzeit kein ausgeklügeltes Records Management System, also hilft uns Cryoserver, Suchen schnell und sicher auszuführen.
 

Unsere Auditoren waren besorgt über unsere Vorkehrungen davor. Wenn sie jemals eine Untersuchung durchführen mussten, gab es keinen Audit-Trail, um die Umstände des Audits zu erklären. Von da an wollten wir nach etwas suchen, das die Auditoren schützt, ihre spezifischen Gründe für das Eindringen erklärt sowie den Mitarbeitern versichert, dass niemand in ihre E-Mails hineinschnüffelt.

Es hat diese Erwartungen absolut erfüllt.

Wie verwenden Sie Cryoserver?

Wir haben unsere E-Mail-Aufbewahrungszeit schrittweise reduziert und beabsichtigen, sie weiter zu senken, um die schiere Menge an Informationen, die wir durchsuchen, zu reduzieren. Wir nutzen es für die tägliche Suche und den Abruf sowie für den Audit-Trail, also den Zugriff von Dritten.

Was gefällt Ihnen am besten an Cryoserver?

Die Suche ist die große Stärke von Cryoserver. Die Suche deckt sowohl den Audit Trail als auch die Suche in dieser Hinsicht ab. Wenn Sie einen Mitarbeiter fragen würden, der Cryoserver nutzt, wäre es die Suche innerhalb seiner eigenen E-Mail, die am nützlichsten ist.

Würden Sie Cryoserver weiterempfehlen?

Ja, das würde ich. Wir haben das schon oft gemacht. Wir alle wissen, wie es ist, wenn man denkt: "Das habe ich vor einem Jahr erledigt" und wenn es darum geht, schnell an eine E-Mail heranzukommen, ist Cryoserver ein wirklich einfacher Weg, daran zu gelangen. Mit der Detailsuche macht es Cryoserver einfach, diese Instanz schnell zu finden.