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Deutschland: Aufbewahrung von Geschäfts-E-Mails
Die deutschen Vorschriften sind klar und präzise in Bezug auf die meisten Geschäftsdokumente, aber nicht spezifisch in Bezug auf Personalunterlagen (mit Ausnahme der steuerlich relevanten - siehe Tabelle unten). Befolgen Sie also bei mitarbeiterbezogenen Informationen die DSGVO und speichern Sie personenbezogene Daten so lange wie möglich.
Für andere Geschäftsdokumente, einschließlich E-Mails, gelten die folgenden Steuer- und Handelsgesetze:
- GoBD, die Abkürzung eines langen deutschen Namens, der übersetzt "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" bedeutet.
- AO (die deutsche Abgabenordnung)
- HGB oder Handelsgesetzbuch, das deutsche Handelsgesetzbuch
Diese Gesetze unterteilen die meisten Geschäftsdokumente in zwei Gruppen: Die eine muss sechs Jahre lang aufbewahrt werden, die andere zehn Jahre lang. Die nachstehende Tabelle enthält eine detaillierte Liste aller Arten von Dokumenten und zugehörigen E-Mails für diese 10- und 6-jährigen Aufbewahrungsfristen.
| Aufbewahrungsfrist | Dokumenttyp/Verwandte E-Mails |
|---|---|
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10 Jahre Bewahren Sie die auf der rechten Seite beschriebenen Arten von Dokumenten/E-Mails mindestens 10 Jahre lang auf. |
Briefly: trading books, inventories, opening balance sheets, financial statements, and everything needed for understanding them, plus tax-related documents (e.g. accounting receipts)
Access regulations for EDP bookkeeping • Accounting documents, records and statements • Accounts receivable list (if balance sheet documents) • Annual financial statements with explanations • Appendix to the annual financial statements (Section 264 HGB) • Applications for employee savings allowance • Audit reports from the auditor Balance sheets (including opening balance sheet) • Bank guarantees after the end of the contract • Block diagrams, as far as procedural documentation • Business reports • Business letters as booking vouchers such as invoices and credit notes Calculations and calculation documents, if relevant under commercial or tax law, e.g. for inventory valuation • Capital-forming benefits, if accounting documents • Cash books / sheets • Cash-on-delivery documents • Cash reports • Changes in electronic bookkeeping • Chart of accounts and changes to the chart of accounts • Cheque and bill of exchange documents, as accounting records • Commercial register excerpts, certified or if necessary in your own interest • Company accounting sheets with receipts as a basis for evaluation • Consolidated financial statements (section 290 HGB) • Contracts, insofar as they are of importance under commercial and tax law and if accounting documents • Contribution statements for social security contributions (booking receipts) • Credits in the sense of "reverse invoices" • Customs documents Damage documents, if balance sheet documents • Data sets, their description and structure • Data protection rules • Deposit statements (if not inventories) • Delivery notes (proof of receipt, connected with an invoice) • Document formats • Donation receipts, if booking documents Employee insurance (booking receipts) • Entertainment expenses (documents) • Error messages, error correction instructions for EDP bookkeeping, if booking documents • Evaluation documents • Export documents Field service invoices (booking vouchers bank receipts) • File notes: balance sheet documents or accounting documents • Files with their descriptions • File directories • Fixed asset books and card indexes General ledger accounts • Gift certificates • Goods receipt and goods issue ledger bills of exchange • Group management report (sections 290, 350 HGB) Hospitality documents (booking receipts or tax-related) Import documents (applications, permits, declarations, licenses, customs documents, etc.) • Income statements (annual income statements only) • Incoming invoices including correction documents • Input descriptions for EDP bookkeeping • Input data formats • Insurance policies • Interim balance sheet (in the event of a change of shareholder or change of the financial year) • Inventories (section 240 HGB) • Inventory bookkeeping • Invoices to entrepreneurs Journals for general ledger or current account Land register extracts if inventory documents • Lease documents (after the end of the contract), if accounting documents • Liabilities (compilations) • List of assets • Loan documents as booking vouchers Magnetic tapes (land register or account or document function) • Main financial statements overview • Management reports (balance sheet documents) • Mask (screen, print) • Meal voucher statements • Memory allocation plan of EDP bookkeeping • Menu overview Operator manuals for computer operation • Organisational documents for EDP bookkeeping • Outgoing invoices • Overtime lists if salary slips Pay slips as accounting slips • Payment instructions • Payrolls including lists for special payments as far as booking receipt • Price lists, if evaluation or booking documents • Property register (if inventory) • Postal giro statements and receipts, if accounting documents • Program directories and descriptions of the program sequence • Process files Rental documents, including booking vouchers (after the end of the contract) •Retention regulations for company IT documentation • Records • Receipts • Receipts, if booking function (open item accounting) • Register of accounts Sales books • Shipping and freight records if booking receipts • Standard value documents • Standing order documents (after the order has expired) • Subsidiary books • System manuals Tax returns and tax assessments • Telephone cost statements if booking receipts • Trading books • Travel expenses documents/reports User manuals for computerised bookkeeping • Utility bills Work instructions (also for electronic bookkeeping) |
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6 Jahre Bewahren Sie die auf der rechten Seite beschriebenen Arten von Dokumenten/E-Mails mindestens sechs Jahre lang auf. |
Kurz gesagt, alle eingegangenen Geschäftsbriefe und Kopien von gesendeten Geschäftsbriefen.
Eine Liste der einzelnen Dokumente finden Sie weiter unten.
Vermögenswirksame Leistungen (Dokumente) ** Geschäftsbriefe (erhaltene und Kopien von gesendeten) Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) - Korrespondenz Schadensdokumente - Abtretungserklärungen, soweit ausgefüllt - Lieferscheine - Dokumente von steuerlicher Bedeutung - Mahnungen und Erinnerungen (empfangene Handelsbriefe und inhaltliche Wiedergabe von gesendeten Handelsbriefen) Außendienstrechnungen, falls vorhanden Versicherungspolicen, nach Erlöschen der Versicherung - Investitionszulage (Belege) Kreditbriefe - Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) Frachtbriefe und Darlehensunterlagen in Form von Schriftverkehr Notizen zu Akten Angebote mit Auftragsreihenfolge Abrechnungen für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen - Preislisten - Protokolle *, wie Handelsbriefe - Scheck- und Wechselunterlagen Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) |
| 2 Jahre | Rechnungen an Nicht-Unternehmer im Zusammenhang mit Grundstücken (Anzeigepflicht) |
* Für Protokolle über die Gewährung von Prämien für Verbesserungsvorschläge gilt eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Für Protokolle der DÜVO-Meldungen (Datenübermittlungsverordnung) hingegen nur eine 3-Jahres-Frist.
** Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für Buchhaltungsunterlagen und die 6-jährige Aufbewahrungsfrist für eingegangene Handels- und Geschäftsbriefe und Reproduktionen von Handels- und Geschäftsbriefen.
Quellen: hk24.de armaedfoundation.org skslegal.pl global-regulation.com
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