Deutschland Geschäfts-E-Mail
Aufbewahrung
Die deutschen Vorschriften sind klar und präzise in Bezug auf die meisten Geschäftsdokumente, aber nicht spezifisch in Bezug auf Personalunterlagen (mit Ausnahme der steuerlich relevanten - siehe Tabelle unten). Befolgen Sie also bei mitarbeiterbezogenen Informationen die DSGVO und speichern Sie personenbezogene Daten so lange wie möglich.
Die deutschen Vorschriften sind klar und präzise in Bezug auf die meisten Geschäftsdokumente, aber nicht spezifisch in Bezug auf Personalunterlagen (mit Ausnahme der steuerlich relevanten - siehe Tabelle unten). Befolgen Sie also bei mitarbeiterbezogenen Informationen die DSGVO und speichern Sie personenbezogene Daten so lange wie möglich.
Für andere Geschäftsdokumente, einschließlich E-Mails, gelten die folgenden Steuer- und Handelsgesetze:
- GoBD, die Abkürzung eines langen deutschen Namens, der übersetzt "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" bedeutet.
- AO (die deutsche Abgabenordnung)
- HGB oder Handelsgesetzbuch, das deutsche Handelsgesetzbuch
Diese Gesetze unterteilen die meisten Geschäftsdokumente in zwei Gruppen: Die eine muss sechs Jahre lang aufbewahrt werden, die andere zehn Jahre lang. Die nachstehende Tabelle enthält eine detaillierte Liste aller Arten von Dokumenten und zugehörigen E-Mails für diese 10- und 6-jährigen Aufbewahrungsfristen.
| Aufbewahrungsfrist | Dokumenttyp/Verwandte E-Mails |
|---|---|
| 10 Jahre Bewahren Sie die rechts beschriebenen Arten von Dokumenten/E-Mails mindestens 10 Jahre lang auf. | Briefly: trading books, inventories, opening balance sheets, financial statements, and everything needed for understanding them, plus tax-related documents (e.g. accounting receipts) Access regulations for EDP bookkeeping • Accounting documents, records and statements • Accounts receivable list (if balance sheet documents) • Annual financial statements with explanations • Appendix to the annual financial statements (Section 264 HGB) • Applications for employee savings allowance • Audit reports from the auditor Balance sheets (including opening balance sheet) • Bank guarantees after the end of the contract • Block diagrams, as far as procedural documentation • Business reports • Business letters as booking vouchers such as invoices and credit notes Calculations and calculation documents, if relevant under commercial or tax law, e.g. for inventory valuation • Capital-forming benefits, if accounting documents • Cash books / sheets • Cash-on-delivery documents • Cash reports • Changes in electronic bookkeeping • Chart of accounts and changes to the chart of accounts • Cheque and bill of exchange documents, as accounting records • Commercial register excerpts, certified or if necessary in your own interest • Company accounting sheets with receipts as a basis for evaluation • Consolidated financial statements (section 290 HGB) • Contracts, insofar as they are of importance under commercial and tax law and if accounting documents • Contribution statements for social security contributions (booking receipts) • Credits in the sense of "reverse invoices" • Customs documents Damage documents, if balance sheet documents • Data sets, their description and structure • Data protection rules • Deposit statements (if not inventories) • Delivery notes (proof of receipt, connected with an invoice) • Document formats • Donation receipts, if booking documents Employee insurance (booking receipts) • Entertainment expenses (documents) • Error messages, error correction instructions for EDP bookkeeping, if booking documents • Evaluation documents • Export documents Field service invoices (booking vouchers bank receipts) • File notes: balance sheet documents or accounting documents • Files with their descriptions • File directories • Fixed asset books and card indexes General ledger accounts • Gift certificates • Goods receipt and goods issue ledger bills of exchange • Group management report (sections 290, 350 HGB) Hospitality documents (booking receipts or tax-related) Import documents (applications, permits, declarations, licenses, customs documents, etc.) • Income statements (annual income statements only) • Incoming invoices including correction documents • Input descriptions for EDP bookkeeping • Input data formats • Insurance policies • Interim balance sheet (in the event of a change of shareholder or change of the financial year) • Inventories (section 240 HGB) • Inventory bookkeeping • Invoices to entrepreneurs Journals for general ledger or current account Land register extracts if inventory documents • Lease documents (after the end of the contract), if accounting documents • Liabilities (compilations) • List of assets • Loan documents as booking vouchers Magnetic tapes (land register or account or document function) • Main financial statements overview • Management reports (balance sheet documents) • Mask (screen, print) • Meal voucher statements • Memory allocation plan of EDP bookkeeping • Menu overview Operator manuals for computer operation • Organisational documents for EDP bookkeeping • Outgoing invoices • Overtime lists if salary slips Pay slips as accounting slips • Payment instructions • Payrolls including lists for special payments as far as booking receipt • Price lists, if evaluation or booking documents • Property register (if inventory) • Postal giro statements and receipts, if accounting documents • Program directories and descriptions of the program sequence • Process files Rental documents, including booking vouchers (after the end of the contract) •Retention regulations for company IT documentation • Records • Receipts • Receipts, if booking function (open item accounting) • Register of accounts Sales books • Shipping and freight records if booking receipts • Standard value documents • Standing order documents (after the order has expired) • Subsidiary books • System manuals Tax returns and tax assessments • Telephone cost statements if booking receipts • Trading books • Travel expenses documents/reports User manuals for computerised bookkeeping • Utility bills Work instructions (also for electronic bookkeeping) |
| 6 Jahre Bewahren Sie die auf der rechten Seite beschriebenen Arten von Dokumenten/E-Mails mindestens sechs Jahre lang auf. | Kurz gesagt, alle eingegangenen Geschäftsbriefe und Kopien von gesendeten Geschäftsbriefen. Für eine Liste bestimmter Dokumente siehe unten. Vermögenswirksame Leistungen (Belege) ** Geschäftsbriefe (eingegangene und inhaltliche Vervielfältigung versendeter) Handelsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) - Korrespondenz Schadensunterlagen - Abtretungserklärungen, soweit ausgefüllt - Lieferscheine - steuerlich wichtige Unterlagen - Mahnungen und Erinnerungen (eingegangene und inhaltliche Vervielfältigung versendeter Handelsbriefe) Außendienstrechnungen, falls vorhanden Versicherungspolicen, nach Ablauf der Versicherung - Investitionszulage (Belege) Akkreditive - Darlehensunterlagen (nach Vertragsende) Frachtbriefe und Darlehensunterlagen in Form von Korrespondenz Aktenvermerke Angebote mit Auftragsreihenfolge Abrechnungen für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen - Preislisten - Protokolle *, wie Handelsbriefe - Scheck- und Wechselunterlagen Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung) |
| 2 Jahre | Rechnungen an Nicht-Unternehmer im Zusammenhang mit Grundstücken (Anzeigepflicht) |
* Für Protokolle über die Gewährung von Prämien für Verbesserungsvorschläge gilt eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Für Protokolle der DÜVO-Meldungen (Datenübermittlungsverordnung) hingegen nur eine 3-Jahres-Frist.
** Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für Buchhaltungsunterlagen und die 6-jährige Aufbewahrungsfrist für eingegangene Handels- und Geschäftsbriefe und Reproduktionen von Handels- und Geschäftsbriefen.
Quellen: hk24.de armaedfoundation.org skslegal.pl global-regulation.com