E-Mail-Compliance-Software, die jeden Standard erfüllt
E-Mail-Compliance erfordert eine Software zur E-Mail-Aufbewahrung, die auf Compliance ausgelegt ist. Um die Compliance zu erreichen, müssen E-Mails aufbewahrt, vorschriftsmäßig sortiert und die Daten für die Wiederherstellung oder Löschung gemäß den gesetzlichen Anforderungen leicht abrufbar sein.
E-Mail-Aufbewahrung
Wie lautet Ihre Richtlinie zur E-Mail-Aufbewahrung?
Wenn es um die Kommunikation und die Speicherung von Daten geht, gibt es eine Fülle von Vorschriften - von der Frage, wie lange Ihr Unternehmen E-Mails aufbewahren sollte, bis hin zur Frage, wie lange Sie Mitarbeiterdaten speichern sollten. Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, ist es wahrscheinlich, dass Sie sich mit sich überschneidenden Gesetzen darüber auseinandersetzen müssen, was Sie aufbewahren dürfen und was nicht, wie Sie es aufbewahren sollten und wie lange Sie es aufbewahren sollten. Die E-Mail-Archivierungslösungen von Cryoserver stellen sicher, dass Ihre Daten mit der Gesetzgebung in Einklang gebracht werden.
Sicherheit
Wie kann Cryoserver helfen?
Unsere E-Mail-Archivierungslösung bietet ein sicheres, manipulationssicheres, verschlüsseltes und zuverlässiges Backup für den Fall, dass Sie Probleme mit Datenverlusten haben oder einen unglücklichen Cyberangriff auf Ihren Microsoft/Office 365- oder lokalen E-Mail-Server erleben.
Die Archivierungslösungen von Cryoserver bewahren alle E-Mails und Anhänge sicher auf und schützen und kontrollieren den Zugriff auf die Daten. Am wichtigsten ist, dass Cryoserver genau das ist, was Sie brauchen, wenn Richtlinien wie die GDPR verlangen, dass Sie die PII (persönliche Informationen), die Sie über eine Person besitzen, löschen. Mit Hilfe von detaillierten Suchergebnissen können Sie alle Daten aus Ihren E-Mails und Anhängen finden und entfernen. Darüber hinaus erhalten Sie den geprüften Nachweis, dass Sie die Anforderungen erfüllt haben.
Wiederherstellung & Sicherung
Vereinfachen Sie Ihre IT, gewährleisten Sie Datenschutz und minimieren Sie Ausfallzeiten, wenn Sie die E-Mail-Archivierungssoftware von Cryoserver einsetzen. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen auf eine hybride Umgebung, Microsoft/Office 365 oder einen Server vor Ort angewiesen ist, bieten wir eine Cloud-basierte E-Mail-Compliance-Lösung, die Archivdaten nutzt, um die Wiederherstellung zu optimieren, Kosten zu senken und die Geschäftskontinuität zu erhöhen.
E-Mail-Speicherlösungen
Da jeden Tag immer mehr E-Mails gesendet und empfangen werden, haben Unternehmen mit der Belastung durch die Speicherung von E-Mails und anderen unstrukturierten Daten vor Ort zu kämpfen. Von den Volumina bis hin zu den Kosten sind die Auswirkungen des beschleunigten Wachstums von E-Mails zu spüren. Vereinfachen Sie das Datenmanagement, erfüllen Sie die Anforderungen an die Verfügbarkeit von E-Mails und reduzieren Sie den Speicherplatz mit der E-Mail-Compliance-Software von Cryoserver.
Vereinfachte Migration
Für viele Unternehmen ist der Wechsel in die Cloud eine Priorität. Vereinfachen Sie die Migration von Ihrem bestehenden Mailserver vor Ort und stellen Sie sicher, dass Ihre Microsoft/Office 365-Archivierung mit Cryoserver konform ist. Microsoft/Office 365-Nutzer nutzen Cryoserver, um den Dienst zu ergänzen und eine leistungsfähigere E-Mail-Archivierungslösung für ihr Unternehmen zu schaffen, die eine Reihe von Nachteilen der Microsoft/Office 365-Archivierung überwindet.
Datenschutz
Datenschutz durch Design
Bei der Entwicklung von Cryoserver standen die Privatsphäre und die Rechte der Endanwender im Vordergrund. Dies ist unsere "Privacy by design"-Philosophie, die den Kern der Lösung bildet. Sie führt zu erweiterten Datenschutzoptionen für Organisationen und einzelne Mitarbeiter. Sie ermöglicht einen rollenbasierten Zugriff auf archivierte E-Mails, Audit-Trails auf allen Ebenen und die Aufbewahrung von Audit-Trails - alles überwacht von Mitarbeitern, die Sie als Archivwächter oder, wie wir sie nennen, als "Data Guardians" einsetzen. Die unveränderliche Natur von Cryoserver schafft ein beweiskräftiges Repository, das vor Gericht zulässig ist. Außerdem ist es GDPR-konform und es schützt die Menschenrechte Ihrer Mitarbeiter.
Download des Cryoserver Compliance-Datenblatts
Das Übersichtsblatt ist eine kurze Zusammenfassung dessen, was der Cryoserver als Archiv leistet.
Wenn Sie Fragen haben, nehmen Sie Kontakt auf.
GDPR
Wie ist Cryoserver GDPR-konform?
Die EU-Datenschutzgrundverordnung hat die Art und Weise verändert, wie Unternehmen auf der ganzen Welt persönlich identifizierbare Informationen (PII) speichern und handhaben. Bei Cryoserver haben wir einige Verbesserungen an unserer Lösung vorgenommen, um sicherzustellen, dass sie dieser Gesetzgebung vollständig entspricht, was auch die Compliance unserer Kunden sicherstellt, wenn es um ihre E-Mail-Daten geht.
Das Recht auf Vergessenwerden
GDPR besagt, dass eine betroffene Person, die von einer Organisation "vergessen" werden möchte, das Recht hat, dass die Organisation alle über sie gespeicherten Daten löscht. Cryoservers superschnelle Such- und geprüfte Löschfunktionalitäten stellen sicher, dass Daten schnell gefunden werden können und eine Aufzeichnung über ihre Löschung aufbewahrt wird, um dem Betroffenen zu beweisen, dass seine Anfrage ausgeführt wurde.
SAR und FOI
Betroffene Personen konnten schon immer eine Kopie aller Daten, die eine Organisation über sie gespeichert hat, über einen Antrag auf Auskunft (Subject Access Request) bzw. im öffentlichen Sektor auf Informationsfreiheit (Freedom of Information) anfordern. GDPR hat es für Betroffene einfacher gemacht, dies zu tun, und Cryoserver hilft sowohl öffentlichen als auch privaten Unternehmen seit über 15 Jahren, diese Anfragen zu erfüllen.
Häufig gestellte Fragen
Beeinflusst das Filtern von Spam vor dem Cryoserver die Compliance?
Ja. Wenn Sie ein System verwenden, das E-Mails filtert und den Durchgang von E-Mails, die es als Spam/Virus einstuft, entweder verhindert oder umleitet, dann wird es für ein Unternehmen, das mit einem Rechtsstreit konfrontiert ist, schwierig zu beweisen, dass es eine vollständige, forensische Aufzeichnung hat. Der reinste und "forensischste" Ansatz ist es, Cryoserver so einzurichten, dass er rohes SMTP aufzeichnet, wenn es in die Geschäftsräume gelangt, BEVOR es den Mailserver erreicht. Die meisten Kunden wägen jedoch zwischen absoluter forensischer Compliance und Spam-Lawinen ab und entscheiden sich, Spam/Viren zu filtern, bevor sie den Mailserver und Cryoserver erreichen.
Wenn ein Unternehmen alle E-Mails ausgelagert hat, hat dies Auswirkungen auf die Compliance?
Nein, aber es hängt von den Standards Ihres Outsourcers ab. Er muss in der Lage sein, einer Aufsichtsbehörde oder einem Gericht gegenüber nachzuweisen, dass er über angemessene Datenrichtlinien verfügt, die er auf die Daten seiner Kunden anwendet. Es sollte auch darauf hingewiesen werden, dass das Unternehmen immer noch in vollem Umfang für etwaige Fehler oder Unterlassungen des Outsourcers haftet; die Verantwortung liegt beim Unternehmen, um sicherzustellen, dass der Outsourcer die Daten regelkonform verwaltet.
Hat die Aufbewahrung von Daten über die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen hinaus rechtliche Auswirkungen oder andere Risiken?
Vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen sind fast ausnahmslos "empfohlene Mindestaufbewahrungsfristen" und daher ist kein "Löschzeitpunkt" definiert - Sie können die Daten so lange aufbewahren, wie Sie wollen. Eine Ausnahme bildet der Data Protection Act 1998, in dem "Principle 5" besagt, dass personenbezogene Daten nicht "länger als nötig" aufbewahrt werden dürfen, aber nicht definiert, wie lange dies sein könnte. Unternehmen müssen daher im Rahmen eines formalen Verfahrens selbst entscheiden, wie lange sie verschiedene Arten von personenbezogenen Daten aufbewahren.
Wie kann man die Integrität einer E-Mail beweisen?
Cryoserver ist so konfiguriert, dass jede einzelne von einem Unternehmen gesendete oder empfangene E-Mail (einschließlich interner E-Mails) erfasst wird. Wenn jede Nachricht bei Cryoserver eintrifft, wird ein digitaler Fingerabdruck der gesamten Nachricht genommen, der mit der Nachricht in einem verschlüsselten und komprimierten Format aufgezeichnet wird. Wird eine Nachricht von Cryoserver abgerufen, wird ihr digitaler Fingerabdruck neu berechnet (nachdem sie entkomprimiert und entschlüsselt wurde) und mit dem digitalen Fingerabdruck verglichen, der beim Empfang der Nachricht aufgezeichnet wurde. Damit ist es möglich, zu beweisen, dass der Inhalt einer Nachricht seit ihrem Empfang in keiner Weise manipuliert worden ist.
Welche Compliance hat der Cryoserver?
Der vollständige Fokus von Cryoserver auf die E-Mail-Archivierung bietet Ihnen eine einzigartig flexible Lösung, die Zeit bei eDiscovery spart, Compliance-Beauftragte beruhigt und dem Helpdesk das Leben leichter macht.