Luxemburg Business
E-Mail-Aufbewahrung
Bis auf wenige Ausnahmen müssen fast alle Dokumententypen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Bis auf wenige Ausnahmen müssen fast alle Dokumententypen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Es gilt die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR), d. h. Sie dürfen personenbezogene Daten, wie z. B. Daten über ehemalige Mitarbeiter, nicht länger aufbewahren als unbedingt erforderlich.
| Aufbewahrungsfrist | Dokumenttyp/Verwandte E-Mails |
|---|---|
| 10 Jahre | Buchhaltungs- und Finanzdokumente (Hauptbücher, Jahresabschlüsse, Prüfungsberichte, Gewinn- und Verlustrechnungen usw.) mit Belegen und zugehöriger Korrespondenz Verwaltungsdokumente, die sich auf die Geschäftstätigkeit des Unternehmens beziehen (u. a. Rechte an geistigem Eigentum, Lizenzen, Genehmigungen und Vollmachten) Bankunterlagen (Kontoauszüge usw.) Dokumente zum Forderungsmanagement Handelsverträge und zugehörige Dokumente/Vereinbarungen (z. B. NDAs) mit Kunden, Lieferanten und Subunternehmern NDAs) mit Kunden, Lieferanten und Subunternehmern Geschäftskorrespondenz mit Kunden, Lieferanten, Subunternehmern (empfangene Post und E-Mails sowie Kopien von gesendeter Post und E-Mails) Gewerbliche Mietverträge Akten über gewerbliche Rechtsstreitigkeiten Arbeitsverträge, Daten zur Identifizierung, Verwaltung und Organisation Versicherungsverträge Rechnungsinformationen, Benachrichtigung der Nationalen Kommission für Datenschutz über eine Datenschutzverletzung Zahlungen an Lieferanten Gehaltsabrechnungen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdokumente in Bezug auf Steuern, Sozialversicherung, Überstunden, Prämien, Spesen, Sachleistungen Partnerbezogene Dokumente (Lieferanten, Unterauftragnehmer, Datenverarbeiter) Steuererklärungen und Dokumentation für die konzerninterne Preispolitik Mehrwertsteuerregister für die Lieferung oder den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen innerhalb der EU, Import-/Exportdokumente in Bezug auf die Mehrwertsteuer |
| 5 Jahre | Unterlagen über Krankheits- und Mutterschaftsurlaub von Arbeitnehmern (5 Jahre ab Ende des Jahres, in dem die Beiträge gezahlt wurden, aufbewahren) Unternehmensunterlagen wie Aktionärsregister, Protokolle von Vorstands-, Ausschuss- und Aktionärssitzungen |
| 3 Jahre | Informationsanfrage an die Nationale Kommission für Datenschutz |
Quellen: Armaedfoundation.org dsm.legal