FSB-Kundengeschichte
Die Federation of Small Businesses (FSB ) ist ein langjähriger Cryoserver-Kunde, der sein wachsendes E-Mail-Aufkommen besser verwalten wollte.
FSB verfügt über ein Archiv mit Mails, die bis in die späten 90er Jahre zurückreichen, und verzeichnete einen steigenden E-Mail-Verkehr, der die Nachfrage nach höheren Kontingenten nach sich zog. Nach der Zusammenarbeit mit Cryoserver hat FSB eine 65%ige Speicherreduzierung in ihren Mailspeichern erreicht.
E-Mail-Archivierung Probleme & Lösungen
1. Wachsende E-Mail-Datenbanken verwalten:
Vor der Implementierung stellte FSB fest, dass ihr Mailserver mit Informationen überfüllt war und deshalb langsam und unempfindlich wurde. So schnell, wie FSB Maßnahmen ergriff, um das Anschwellen ihres Mailspeichers zu verlangsamen, wuchs der Speicher und die Probleme traten erneut auf. Sie wussten, dass sie eine langfristige Lösung brauchten.
"Das Wichtigste für uns war die Reduzierung der Datenbankgröße. Wir haben mit 850 GB angefangen und erwarten, dass wir jetzt bei etwa 250 GB liegen. Das ist ein Erfolg. Wenn wir Exchange aktualisieren, werden wir diesen Platz wieder zurückgewinnen. Es ist eine signifikante Reduktion, das ist sicher - wir sind sehr zufrieden damit!"
"In der Vergangenheit haben wir versucht, das Wachstum der Datenbank durch Aufbewahrungsrichtlinien und dergleichen zu steuern, und das ist natürlich schmerzhaft für die Benutzer, die Leute mögen keine Aufbewahrungsrichtlinien und natürlich geht man hart an die Grenze und die Leute fangen an, mehr zu wollen. Jetzt, mit dem Stubbing-Prozess und den Retention Policies und solchen Dingen, wird das einzige wirkliche Wachstum, das wir sehen werden, das Wachstum der Benutzer sein, was aus Sicht der Zukunft und der Einsparungen gut ist."
"Die Verkleinerung der Datenbank bringt Vorteile, aber sie ermöglicht uns auch, diese anderen Dinge zu tun." Weitere Vorteile ergeben sich durch die größere Leichtigkeit, die eine kleinere Datenbank mit sich bringt. Zum Beispiel fand FSB die E-Mail-Verwaltung und insbesondere die Migration viel einfacher, indem sie die Größe ihrer E-Mail-Speicher auf Exchange reduzierte.
2. Die IT-Abteilung muss sich mit ständigen Forderungen nach höheren Mailbox-Kontingenten auseinandersetzen:
"Der logische nächste Schritt, um das wachsende E-Mail-Aufkommen zu bewältigen, bestand darin, Mailbox-Limits für die Benutzer festzulegen. Das führte zu Problemen und kostete wertvolle Zeit sowohl für die Benutzer als auch für die IT."
"Die Art und Weise, wie wir es bisher gemacht haben, ist mit Quoten ... es irritiert die Benutzer zur Hölle und generiert Traffic zu uns, weil die Benutzer, wenn sie nahe an ihre Quote kommen, uns eine Nachricht schicken und darum bitten, ihre Quote zu erhöhen. Wir wissen, dass sie dann fragen und ein Jahr später fragen sie wieder. Quoten bremsen das, aber sie lösen das Problem nicht. "...wir verwenden das Stubbing-Modul, wir arbeiten in der Zeit zurück von den ältesten
Anhängen bis zu Anhängen von vor 2 oder 3 Monaten. Wir machen das am Tropf, damit sich die Leute daran gewöhnen, ihre Anhänge als Links und nicht als einfache Anhänge zu sehen. Das allein reduziert die Größe der Datenbank so weit, dass wir keine Quoten für Mailboxen mehr einführen müssen."
3. Der Umgang mit Postlagern aus den 90er Jahren:
FSB hatte eine Fülle von E-Mails, die bis in die 90er Jahre zurückreichten. Diese effektiv zu speichern, bereitete sowohl der Finanz- als auch der IT-Abteilung Probleme, insbesondere wenn es um das Abrufen ging.
"Ich bin seit sechseinhalb Jahren hier, die vorherige E-Mail-Archivierungssoftware war bereits im Einsatz, als ich anfing. Wir haben E-Mails gefunden, die bis in die späten 90er Jahre zurück archiviert wurden. Es gab auch eine Menge Datenverkehr aus den frühen 2000er Jahren." Cryoserver half ihnen, die E-Mail-Daten wirtschaftlicher zu speichern und die Informationen von
in diesem Speicher schneller wiederzufinden. "Vergessen Sie nicht, dass diese Einsparungen nicht nur einmalig sind, wir haben im Moment 7 Kopien dieser
Datenbank, also multiplizieren sich diese Einsparungen, wenn Sie die Backups und die Backups der Backups mit einbeziehen. Wir haben das 7-fache der ursprünglichen Reduzierung eingespart."
Der E-Mail-Verkehr wächst und wird dies auch in absehbarer Zukunft tun. Daher wird es immer wichtiger, ein skalierbares E-Mail-Management-Tool zu finden, das damit zurechtkommt und es Ihren Unternehmen ermöglicht, mit großen Datenmengen besser umzugehen. Cryoserver ist eine fortschrittliche Lösung für dieses Problem. Es kann Ihnen wertvolle Zeit und Geld sparen, indem es Ihre E-Mail besser für Sie arbeiten lässt, so wie es für FSB geschehen ist.
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