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Polen: Aufbewahrung von Geschäfts-E-Mails
Die Regeln in Polen sind recht einfach. Dokumente/E-Mails müssen für einen Zeitraum von fünf Jahren bis hin zu dauerhaft aufbewahrt werden.
Eine Neuerung betrifft die Personalakten: Während die Unternehmen diese früher 50 Jahre lang aufbewahren mussten, sind es jetzt nur noch zehn Jahre.
Es gilt die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR). Sie dürfen also personenbezogene Daten nicht länger aufbewahren, als unbedingt notwendig ist.
| Aufbewahrungsfrist | Dokumenttyp/Verwandte E-Mails |
|---|---|
| Dauerhaft | Jahresabschlüsse |
| 10 Jahre | Lohnabrechnungen, Gehaltsabrechnungen und andere Informationen, auf deren Grundlage die Alters- oder Invaliditätsrente eines versicherten Arbeitnehmers bemessen wird. Bewahren Sie diese ab dem Ende des Kalenderjahres auf, in dem das Arbeitsverhältnis beendet wurde. |
| 9 Jahre | Vereinbarungen |
| 5 Jahre |
Buchhaltungsunterlagen/Bücher mit Belegen. (Fünf Jahre lang aufbewahren, gerechnet ab dem Beginn des Jahres nach dem Haushaltsjahr, auf das sich die Aufzeichnungen beziehen).
Buchhaltungsunterlagen im Zusammenhang mit langfristigen Investitionen, Darlehen, Geschäftsverträgen und Forderungen im Rahmen von Zivil-, Straf- oder Steuerverfahren. (Fünf Jahre ab Beginn des Jahres aufbewahren, das auf das Haushaltsjahr folgt, in dem die Angelegenheiten, auf die sich die Aufzeichnungen beziehen, abgeschlossen, bezahlt, beglichen oder verjährt sind). Unterlagen über die Buchführungsmethoden Ihrer Organisation (fünf Jahre lang aufbewahren, nachdem sie ungültig geworden sind). Buchhaltungsunterlagen über Einkommen, Anlagevermögen, immaterielle Vermögenswerte und fällige Steuern. (Fünf Jahre ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Steuer fällig wurde, aufbewahren). |
Quellen: armaedfoundation.org lexology.com
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