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Die Niederlande: Aufbewahrung von Geschäfts-E-Mails
Die Aufbewahrungsfrist für die meisten Dokumente reicht von vier Wochen bis hin zu dauerhaft.
Achten Sie besonders auf Mitarbeiterunterlagen und -daten, da es für diese unterschiedliche Aufbewahrungsfristen gibt.
Es gilt die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR), d. h. Sie dürfen personenbezogene Daten nicht länger als unbedingt erforderlich aufbewahren.
| Aufbewahrungsfrist | Dokumenttyp/Verwandte E-Mails |
|---|---|
| Dauerhaft | Jahresabschlüsse |
| 10 Jahre | Daten im Zusammenhang mit Grundstücken Wenn Sie Elektronik-, Rundfunk- oder Telekommunikationsdienste anbieten und nach dem Mini One Stop Shop (MOSS)-System arbeiten, müssen Sie die Daten 10 Jahre lang aufbewahren. |
| 7 Jahre |
- Tagesordnungen und Terminkalender
- Kontoauszüge - Kassenverwaltung (auch Wechsel) und Belege - Korrespondenz - Verträge, Vereinbarungen und sonstige Absprachen - Kredit- und Debetkonten - Allgemeine Konten - Zwischenabrechnungen - Erhaltene Rechnungen und Kopien von Rechnungen - Lohnbuchhaltung einschließlich - Verwaltung der Löhne - Steuer- und Sozialversicherungsunterlagen - verdiente Löhne - einbehaltene Sozialversicherungsbeiträge - Lohnsteuerabzug - Lohnabrechnungen - Überstundenvergütung - Boni, Spesen - Einkaufs- und Verkaufsunterlagen - Software- und Datendateien - Bestandsaufzeichnungen Sie können mit der niederländischen Steuer- und Zollverwaltung vereinbaren, andere Aufzeichnungen für kürzere Zeiträume aufzubewahren |
| 5 Jahre | Sozialunterlagen von Arbeitnehmern, einschließlich Daten, auf die sich eine Entlassung stützt, oder Daten im Zusammenhang Gehaltszahlungen - mindestens fünf Jahre lang aufbewahren nach Beendigung des Arbeitsvertrags |
| 3 Jahre | Dokumente, die Ihre Buchführung belegen und an denen keine Dritten beteiligt sind (bewahren Sie entweder Kopien oder Originale auf) |
| maximal 2 Jahre |
Im Folgenden finden Sie Dokumente, die sich auf Arbeitnehmer beziehen. Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nicht länger aufbewahrt werden dürfen, als es für die Zwecke, für die die Daten erhoben oder weiterverarbeitet werden, erforderlich ist. Der niederländische Datenschutz schreibt vor, die folgenden Dokumente nicht länger als zwei Jahre aufzubewahren:
- Arbeitsvertrag, Einführungsdokumente, wie z. B. die Erfassung persönlicher Daten, und Bankkontoinformationen (2 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses) - Berichte über Leistungsbewertungsgespräche, Beurteilungsgespräche und Laufbahnberatung - Administrative Abwesenheitsakten (2 Jahre nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, länger bei Streitigkeiten über Arbeits- oder Krankengeld) - Rehabilitationsakten (2 Jahre nach Abschluss der Rehabilitation) - Rentenversicherungsbezogene Unterlagen |
| 4 Wochen | Daten über abgelehnte Bewerber, einschließlich Bewerbungsschreiben, Lebensläufe, Referenzen, Führungszeugnisse, Gesprächsnotizen, Beurteilungen und Testergebnisse. Diese können mit dem Einverständnis der betroffenen Person bis zu 1 Jahr aufbewahrt werden |
Quellen: business.gov.nl houseofcompanies.io skslegal.pl cms.law
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