Intapeople Kundengeschichte
Von PSTs zur richtigen Archivierung: Warum sich ein Personalvermittler für uns entschieden hat
Rob Samuel brauchte eine gründliche und sichere Methode zur Archivierung der E-Mails seines Arbeitgebers. In den vergangenen Jahren hatte der IT-Manager eines Personalvermittlungsunternehmens in Cardiff Exchange 2013 mit einem EVault-basierten Produkt gesichert und E-Mails in lokalen PST-Dateien gespeichert. Er wusste, dass PST-Dateien leicht beschädigt werden können und schwer zu durchsuchen sind und sich daher nicht für die Archivierung eignen.
Darüber hinaus hatte er erfahren, dass Backup-Lösungen (z.B. Datto) die Benutzer nicht davon abhielten, E-Mails zwischen den Backup-Fenstern zu löschen, was bedeutete, dass einige E-Mails überhaupt nicht gesichert wurden.
E-Mail-Archivierung vs. Backups
Rob sagt: "Wir wollten Gürtel und Hosenträger - jede einzelne Nachricht sollte erfasst und protokolliert werden." Falls es zu Streitigkeiten oder Problemen kommen sollte und das Management auf alte E-Mails zurückgreifen muss, wollte er nicht, dass "das Risiko besteht, dass Nachrichten verloren gehen oder gelöscht werden."
Selbst als die Firma von ihrem Exchange vor Ort zu Office 365 migrierte, konnte er sehen, dass die Archivierungsfunktion der Plattform immer noch nicht ausreichen würde. Obwohl Office 365 viele Vorzüge hatte, war es nicht konform mit Vorschriften wie GDPR. Außerdem hinderte es die Benutzer nicht daran, E-Mails zu verändern, und Microsoft wollte keine Haftung für die Daten seines Arbeitgebers übernehmen. Was er brauchte, so beschloss er, war ein zentrales Repository für alle E-Mails: eine unabhängige, Cloud-basierte, vollständig konforme Archivierungslösung.
Da er außerdem gelegentlich nach Kundendaten oder Informationen über einen bestimmten Kandidaten in alten E-Mails suchen musste, wünschte er sich eine Lösung, mit der er die relevanten Daten schnell finden konnte.
Wahl von Cryoserver gegenüber Barracuda
Robs Server-Backup/DR-Lösungsanbieter empfahl Cryoserver. Neben uns sah sich Rob auch Barracuda* und ein oder zwei andere Anbieter an. Warum also haben er und sein Arbeitgeber unsere Lösung gewählt?
"Cryoserver hatte die beste Balance aus Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und auch Kosten. [Die Mitarbeiter von Cryoserver] waren sachkundig und hilfreich. Andere versuchten, uns dazu zu bringen, unsere E-Mail-Sicherheitsfilterung [sowie unsere Archivierung] auf sie zu übertragen und Lizenzen bei ihnen abzuschließen."
Also wählte die Personalberatung uns 2017 aus, um ihre E-Mails zu archivieren.
"Der Wechsel zu Cryoserver war wirklich gut", sagt Rob. "Wir haben einen stufenweisen Ansatz gewählt, mit einem ersten Ingest aller Mailboxen von unserem Exchange vor Ort zu Cryoserver [um sicherzustellen, dass alles gesichert und protokolliert wurde]. Ich habe es selbst gemacht, mit etwas Anleitung von den Jungs bei Cryoserver. Zu dieser Zeit hatte ich noch nicht viel mit Exchange konfiguriert [oder mit] den Transportregeln oder dem Journaling gearbeitet, aber es war sehr einfach einzurichten und zu verwalten."
Erweiterung von Microsoft 365
Er sagt, er würde nichts an Cryoserver ändern. "Es ist zuverlässig. Er lässt sich gut mit Microsoft 365 verbinden. Man kann die Suche so einfach oder so fortgeschritten gestalten, wie man will."
Rob führt die meisten Suchen durch, "die in manchen Fällen drei, fünf, sogar zehn Jahre zurückreichen", und findet Cryoserver "sehr schnell und effektiv". Ihm gefällt auch die Tatsache, dass alles vollständig auditiert wird. "Ich kann zurückblicken und sehen, welche Suchen zuvor durchgeführt wurden. Es ist alles da. Wenn ich Exporte mache und mich durch Unmengen von Daten wühlen muss, ist es sehr schnell."
Hilfreiche Unterstützung
Bislang hat Rob uns bei zwei erweiterten Suchen um Hilfe gebeten. "Jedes Mal, wenn ich mich mit den Jungs im Support in Verbindung gesetzt habe, waren sie sehr hilfsbereit und sachkundig und haben mich nicht an vier oder fünf verschiedene Abteilungen weitergereicht. Sie waren sehr reaktionsschnell."
Er sagt, dass Cryoserver seine Erwartungen "weit übertroffen" hat. Es hat sich gezeigt, dass es viel mehr Wert hat als nur ein Echtzeit-Backup-Tool, besonders bei der Suche nach GDPR-Anfragen.
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