North Warwickshire Council Kundengeschichte
DerNorth Warwickshire Borough Council kaufte Cryoserver ursprünglich als E-Mail-Archivierungstool, um die Bearbeitung von Anfragen zur Informationsfreiheit (FOI) zu unterstützen. Heute hat sich Cryoserver zu einem äußerst beliebten Werkzeug für den täglichen Gebrauch entwickelt, das von der gesamten Stadtverwaltung genutzt wird; mehr als 300 Personen.
E-Mail-Archivierung Probleme & Lösungen
1. Anfragen und Recherchen zur Informationsfreiheit dauerten zu lange
Die IT-Abteilung von North Warwickshire musste sich nur allzu oft mit diesen Anfragen auseinandersetzen. Diese Anfragen kamen mit strengem Zeitdruck, den Gary und seine Abteilung unbedingt begrenzen wollten.
Cryoserver erfüllte die Anforderungen von North Warwickshire perfekt. "Wir haben festgestellt, dass wir Cryoserver oft für die Regulierung von Mitarbeitern nutzen, die das E-Mail-System verwenden, zum Beispiel wenn jemand eine E-Mail an unser Kontaktzentrum schickt, um eine Beschwerde einzureichen. Das Schöne daran ist, dass, wenn Cryoserver keine Aufzeichnungen darüber hat, man kategorisch sagen kann, dass es nicht passiert ist. Wir können uns zu 100 % sicher sein, dass das, was auf Cryoserver passiert ist, genau das ist, was passiert ist. Unsere Nutzung von Cryoserver hat sich von einem offiziellen FOI-Tool zu einem eher alltäglichen Tool entwickelt, das Beweise und Belege für die Handlungen des Unternehmens liefert."
2. Ungenaues, langsames und schwer zu durchsuchendes E-Mail-System
Die Stadtverwaltung und ihre Benutzer konnten sich nicht sicher sein, welche Informationen sie finden würden, und waren von der Geschwindigkeit des Prozesses enttäuscht. Verlorene E-Mails verursachten Probleme für alle Benutzer innerhalb der Stadtverwaltung, unabhängig von ihrer Funktion.
Durch die Implementierung einer Cryoserver-Lösung in die IT-Infrastruktur konnte verhindert werden, dass die Mitarbeiter Zeit mit dem Sortieren und anschließenden manuellen Durchsuchen von Ordnern verschwenden müssen: "Der große Pluspunkt für mich persönlich und viele andere Mitarbeiter ist, dass man sich nicht mehr so viele Gedanken machen muss, welche E-Mails man behält und welche man wegwirft. So habe ich jetzt Ordner, in denen ich wichtige E-Mails aufbewahre, theoretisch könnte ich diese jetzt löschen und wüsste trotzdem, dass ich Zugriff auf sie habe."
Seit dem Kauf von Cryoserver hat North Warwickshire eine Vielzahl nützlicher Funktionen gefunden, die ihre täglichen Gewohnheiten zum Positiven verändert haben: "Wenn man nicht der am besten organisierte Mensch ist, hilft es, Cryoserver dabei zu haben, weil man weiß, dass man schnell an die Daten herankommt, egal wo man sie ablegt. Ich würde Cryoserver empfehlen, es ist eine Software, die wir unbedingt behalten wollten."
Cryoserver wurde von einem spezifischen Such- und Retrieval-Tool zu einem alltäglichen Bestandteil des Geschäftslebens für viele Benutzer der Organisation. Cryoserver ermöglicht der Stadtverwaltung die schnelle Durchführung von FOI und eDiscovery mit vollständig geprüftem Zugriff und bietet zusätzliche Produktivitätsgewinne für die Organisation als Ganzes.
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