Universal Smart Cards Kundengeschichte
Alasdair Nutt ist Sales Manager bei Universal Smart Cards in Großbritannien. Das Unternehmen ist Marktführer bei der Lieferung und Implementierung von Smart Cards für die Bereiche Zugangskontrolle, PC-Sicherheit, Identität, Veranstaltungen, Regierung und Freizeit.
Bei seiner Arbeit sendet und empfängt Alasdair jede Woche zwischen 100 und 200 E-Mails. Einige davon enthalten wichtige, wertvolle Daten - alles von den Details eines Geschäftskontakts bis hin zu einem Angebot oder dem Verlauf eines Gesprächs mit einem Kunden. Oft muss er zu einem späteren Zeitpunkt auf diese Informationen zugreifen, manchmal Jahre nach der ursprünglichen Korrespondenz.
Problem: Abrufen wertvoller alter E-Mails
Vor etwa 12 Jahren, als Alasdair in der Firma anfing, gab es kein richtiges Archivierungssystem für E-Mails. Sie wurden einfach "in der Sendebox gespeichert", wie er es ausdrückt. Das ging die nächsten fünf Jahre so weiter, wobei Alasdair alle alten E-Mails aufbewahrte und nichts löschte. Wenn er nach wichtigen Informationen aus seiner "archivierten" Korrespondenz suchen musste, "war es mühsam, irgendwelche E-Mails zu finden", sagt er. "Manchmal konnte man sie gar nicht finden. Die Outlook-Dateien waren riesig. Es verlangsamte alles. Es hat mir über fünf Jahre hinweg massenhaft Probleme bereitet."
Lösung: Cryoserver E-Mail-Archivierung
Wenn man Alasdair zuhört, spürt man, wie erleichtert er war, als Universal Smart Cards begann, eine spezielle E-Mail-Archivierungssoftware einzusetzen. Vor etwa sieben Jahren stellte der IT-Dienstleister des Unternehmens, IT Managed, das Unternehmen auf Office/Microsoft 365 um und setzte Cryoserver ein. IT Managed hostet und stellt seinen Kunden eine eigene Cryoserver-Cloud-Umgebung zur Verfügung.
Seitdem bewahrt unsere Software eine Kopie jeder im Unternehmen gesendeten oder empfangenen E-Mail auf. Sie speichert E-Mails konform und sicher in einem Archiv, das mit Microsoft 365 zusammenarbeitet, aber unabhängig davon ist. So haben Alasdair und seine Kollegen auch dann noch Zugriff auf ihre E-Mails, wenn Microsoft 365 ausfällt.
Wir haben ihn gefragt, wie er die letzten sieben Jahre mit Cryoserver verbracht hat.
"Ich habe es sofort angenommen", sagt er. Da von jeder E-Mail Kopien archiviert wurden, konnte er das meiste, was er nicht brauchte, gleich aus seinem Outlook löschen. "Seitdem hatte ich kein Problem mehr."
Der Nutzen von Cryoserver liegt in weit mehr als nur darin, sein Outlook zu entlasten und alte E-Mails effektiv zu archivieren.
Das tägliche Suchwerkzeug des Vertriebsleiters
"Ich benutze Cryoserver eher als Suchmaschine", sagt er. "Ich kann Dinge aus jeder Zeit in der Vergangenheit finden, normalerweise sehr, sehr schnell.
"Ich habe es heute Morgen benutzt, um meine Ausgaben vom März zu finden. Ich benutze es, um Angebote zu finden, die mir von Lieferanten gegeben wurden - manchmal auch verschwommene und entfernte Angebote, die ich Kunden gegeben habe."
Er verlässt sich auch darauf, um Details von Geschäftskontakten aufzuspüren. Er erwähnt, wie er versuchte, das CRM seines Arbeitgebers zu nutzen, um die Daten eines alten Lieferanten abzurufen. Leider hatte sich das CRM-System zweimal geändert, seit er und der Lieferant das letzte Mal in Kontakt waren, und er konnte die Daten nicht finden. Dann suchte er über Cryoserver und fand, was er brauchte.
Beilegung eines Rechtsstreits
Es gab eine Zeit, sagt Alasdair, als Cryoserver half, eine Meinungsverschiedenheit zu lösen, die "potentiell sehr schlecht hätte ausgehen können."
"Wir hatten einen Kunden, der uns eine Menge Geld schuldete. Es gab E-Mails über zwei oder drei Jahre, in denen viele Dinge hin und her gingen, und es hätte fast vor Gericht gehen können. In letzter Minute entschieden sie sich, sich außergerichtlich mit uns zu einigen, anstatt dass wir sie vor Gericht bringen."
Er sagt, Cryoserver habe ihm geholfen, Dokumente zu finden, die seine Ansprüche unterstützten. "Ich wusste, dass Cryoserver in einem juristischen Kontext verwendet werden kann. Ich bekam tatsächlich eine große Datei, die ich den Anwälten übergab, die identifizierte, wer was, wann und warum sagte. Als wir ihnen die E-Mails zur Offenlegung gaben, war ganz klar, was kommuniziert worden war."
Alasdair hilft, an der Spitze zu bleiben
Alasdair fasst seine Erfahrungen mit unserer Software zusammen und sagt, dass sie hält, was wir versprechen: "Cryoserver kann vergangene Informationen aus sehr einfachen Eingaben in einem Bruchteil der Zeit von allem finden, was ich sonst gesehen habe - alles, was Sie gesendet oder empfangen haben oder in das Sie kopiert wurden - und das buchstäblich innerhalb von Millisekunden."
Seit wir ihm gezeigt haben, wie man es benutzt, hat er keine Unterstützung mehr gebraucht. "Es ist sehr einfach zu bedienen."
Vorteile für Ihr gesamtes Unternehmen
Ob Sie wie Alasdair im Vertrieb, im Marketing, in der IT, im Personalwesen, im Finanzwesen, in der Compliance oder in einer anderen Funktion tätig sind, Cryoserver kann Ihnen helfen, effektiver und produktiver zu arbeiten.
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