Ultra Electronics Kundengeschichte
Ultra Electronics (Ultra) Precision Air and Land Systems ist ein führendes Unternehmen in der Luft- und Raumfahrt sowie in der elektronischen Ausrüstung. Aufgrund des stark regulierten Charakters ihrer Branche mussten sie eine E-Mail-Archivierungslösung anschaffen, die alle E-Mails speichert und das Auffinden einfach macht.
Ultra hat Cryoserver im März 2016 gekauft und ist seitdem ein zufriedener Kunde. Wir sprachen mit Martin Vogwell, dem Leiter der IT-Infrastruktur.
Anforderungen an die E-Mail-Archivierung
Wie bei vielen unserer Kunden brauchte es einen konkreten Vorfall, der Ultra Zeit und Geld kostete, bevor sie sich auf die Suche nach einer E-Mail-Archivierungslösung machten und Cryoserver fanden. "Ein Benutzer hatte uns verlassen und wir mussten seine Mailbox wiederherstellen, um eine E-Mail abzurufen. Das war extrem zeitaufwendig für uns. Das lag zum einen daran, dass wir nicht in der Lage waren, den Überblick über die riesige Anzahl von E-Mails zu behalten, aber auch daran, dass wir mehr als 30 GB an Postfächern benötigten, was zu Problemen auf dem Mailserver
führte. Auch wenn es heißt, dass es mit diesem Volumen zurechtkommt, konnte Exchange das nicht."
Probleme & Lösungen
1. Langsame Migrationen zu neuen Versionen von Exchange
Migrationen können zeitaufwendig sein, Ihr Unternehmen Geld kosten und auch Ihre IT-Infrastruktur gefährden. Zuvor hatte Martin festgestellt, dass Exchange-Upgrades ein langwieriger Prozess sein können. "Das Upgrade von Exchange 2003 auf 2007 hat uns ohne Cryoserver 3 Wochen gekostet."
"Dank Cryoserver waren wir in der Lage, ein viel schnelleres Upgrade auf eine neuere Version von Exchange durchzuführen. Wir waren in der Lage, Mailbox-Elemente, die älter als fünf Jahre sind, aus der primären Mailbox zu entfernen, wodurch wir die Migrationen in fünf Tagen über eine große Anzahl von Mailboxen durchführen konnten." Weniger Daten bedeuteten eine sicherere Migration, weniger Auswirkungen für die Endbenutzer, die weiterhin durchgängig auf E-Mails zugreifen konnten, und weniger Kopfschmerzen für die IT-Abteilung.
2. Notwendigkeit der Einhaltung von Speicherregeln
Aufgrund der strengen Gesetzgebung muss Ultra Daten so lange aufbewahren, wie einige ihrer Produkte in Gebrauch sind. Diese Daten bedeuteten, dass sie Server mit genügend Speicherplatz für die absehbare Zukunft anschaffen mussten, sowie die Übertragung dieser Daten durch Prozesse wie Upgrades verwalten mussten, so dass wirtschaftlicher E-Mail-Speicher entscheidend war. "Wir wollten in unserem gesamten Bestand nach bestimmten Schlüsselinformationen suchen. Bei unseren Anforderungen ging es zum einen um die Aufbewahrung aller E-Mails und zum anderen um die Beschleunigung des Abrufs von Informationen aus den Postfächern der Benutzer."
"Da wir in der Luft- und Raumfahrtindustrie arbeiten, haben wir eine strenge Anforderung, Daten für die Lebensdauer einer Plattform aufzubewahren. In einer E-Mail werden Informationen gespeichert, die abgerufen werden müssen, wie z. B. Kundenkommunikation. Daher ist es wichtig, dass man in der Lage ist, nach sehr spezifischen Begriffen über einen großen Zeitraum und mehrere Benutzer zu suchen, und zwar genau."
Cryoserver protokolliert E-Mails direkt aus dem Mailflow heraus, was garantiert, dass eine identische Kopie jeder E-Mail, ob gesendet oder empfangen, an einem zentralen Ort gespeichert werden kann. Und nicht nur das, die Cryoserver-Lösung speichert diese Daten auch kostengünstiger, wie Martin feststellte... "In Bezug auf die Anschaffung neuer Hardware haben wir Geld gespart, weil wir mit Cryoserver keine so großen Festplatten mehr benötigen."
3. Ein Bedarf, historische Daten zu durchsuchen
Sobald Ultra ihre E-Mails gespeichert hat, müssen sie schnell und auf granularer Ebene darauf zugreifen können. Das mussten sie sowohl auf Admin- als auch auf Benutzerebene tun. "Früher war es schwierig oder unmöglich, ohne Cryoserver auf bestimmte Postfächer zuzugreifen und Daten abzurufen. Für Benutzer, die nach Elementen suchen, war es eine Qual, weil Outlook im Vergleich zu Cryoserver so langsam ist." "Wir hatten schon Fälle, in denen wir nach extrem spezifischen Schlüsselwörtern suchen mussten, was mit Outlook oder Exchange einfach nicht möglich gewesen wäre."
"Wir konnten mit den erweiterten Funktionen der Cryoserver-Suche so granular vorgehen, dass wir die Daten, die wir brauchen, extrem schnell zurückbekommen. Die Suche nach Daten, die früher den ganzen Tag gedauert hätte, dauert jetzt nur noch Minuten."
"In Bezug auf die Suche hat es den Leuten Stunden an Zeit gespart!"
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