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Luxemburg: Aufbewahrung von Geschäfts-E-Mails
Bis auf wenige Ausnahmen müssen fast alle Dokumententypen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Es gilt die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR), d. h. Sie dürfen personenbezogene Daten, wie z. B. Daten über ehemalige Mitarbeiter, nicht länger aufbewahren als unbedingt erforderlich.
| Aufbewahrungsfrist | Dokumenttyp/Verwandte E-Mails |
|---|---|
| 10 Jahre |
Buchhaltungs- und Finanzunterlagen (Hauptbücher, Jahresabschlüsse, Prüfungsberichte, GuVs usw.) mit Belegen und zugehöriger Korrespondenz
Verwaltungsdokumente im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des Unternehmens (u. a. Rechte an geistigem Eigentum, Lizenzen, Genehmigungen und Erlaubnisse) Bankunterlagen (Kontoauszüge, etc.) Dokumente zum Forderungsmanagement Handelsverträge und damit zusammenhängende Dokumente/Vereinbarungen (z. B. NDAs) mit Kunden, Lieferanten und Unterauftragnehmern Geschäftskorrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Unterauftragnehmern (eingegangene Post und E-Mails sowie Kopien der gesendeten Post und E-Mails) Gewerblicher Mietvertrag Akten über Handelsstreitigkeiten Arbeitsverträge, Daten zur Identifizierung, Verwaltung und Organisation Versicherungsverträge Rechnungsdaten, einschließlich Inkassodaten und externes Mahnwesen (Gerichtsverfahren) Meldung einer Datenschutzverletzung an die Nationale Kommission für Datenschutz Zahlungen an Lieferanten Gehaltsabrechnungen Lohnunterlagen in Bezug auf Steuern, Sozialversicherung, Überstunden, Prämien, Spesen, Sachleistungen Partnerbezogene Dokumente (Lieferanten, Unterauftragnehmer, Datenverarbeiter) Steuererklärungen und Unterlagen für die konzerninterne Preispolitik MwSt.-Register für die Lieferung oder den Erwerb von Waren oder Dienstleistungen innerhalb der EU, Import-/Exportdokumente im Zusammenhang mit der MwSt. |
| 5 Jahre |
Unterlagen über Krankheitsurlaub und Mutterschaftsurlaub von Arbeitnehmern (5 Jahre nach Ende des Jahres, in dem die Beiträge gezahlt wurden, aufbewahren)
Unternehmensdokumente wie Aktionärsregister, Protokolle von Vorstands-, Ausschuss- und Aktionärssitzungen |
| 3 Jahre | Informationsanfrage an die Nationale Kommission für Datenschutz |
Quellen: Armaedfoundation.org dsm.legal
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