UK: Aufbewahrung von Geschäfts-E-Mails
Die E-Mails, die Ihr Unternehmen sendet und empfängt, sind voller wertvoller und sensibler Informationen - von geschäftskritischen Daten über vertragliche Vereinbarungen bis hin zu personenbezogenen Informationen (PII: alle Daten, die zur Identifizierung einer bestimmten Person verwendet werden können).
Ihre Benutzer müssen möglicherweise täglich darauf zugreifen. Manche Korrespondenz könnte für die Klärung einer Rechtsangelegenheit unerlässlich sein.
Ihre E-Mails sind eine Aufzeichnung darüber, wer was zu wem gesagt hat. Sie müssen sie also sicher aufbewahren. Aber für wie lange?
Für viele britische Unternehmen ist das eine Frage der Entscheidung. Unternehmen, die sich in öffentlichem Besitz befinden oder in bestimmten Branchen tätig sind, müssen ihre E-Mails jedoch für bestimmte Zeiträume aufbewahren (siehe unten).
Auch jenseits von Vorschriften gibt es gute Gründe, zumindest einige E-Mails lange aufzubewahren.
Nehmen wir zum Beispiel solche, die sich auf Verträge beziehen. Nach britischem Recht kann eine Klage wegen eines Vertragsbruchs bis zu sechs Jahre nach dem Vertragsbruch erhoben werden.
Es ist also sinnvoll, diese E-Mails sechs Jahre lang aufzubewahren.
Anti-Rückhalteverordnungen
Die britischen Regierungsvorschriften schreiben nicht vor, wie lange Sie E-Mails aufbewahren müssen. Im Gegenteil: Die Gesetzgebung ist eher darauf bedacht, dass Ihr Unternehmen E-Mail-Daten nicht zu lange aufbewahrt.
Die einschlägigen Gesetze sind:
- Allgemeine Datenschutzverordnung des Vereinigten Königreichs 2018 (UK GDPR 2018)
- Datenschutzgesetz 2018 (DPA 2018)
- Gesetz über die Informationsfreiheit 2000 (FOIA 2000)
- Gesetz über öffentliche Aufzeichnungen von 1958 (PRA 1958)
Die britische Datenschutzgrundverordnung besagt, dass Sie in der Lage sein müssen zu begründen, warum Sie personenbezogene Daten aufbewahren. Sie sollten sie nicht aufbewahren, nur für den Fall, dass Sie sie in der Zukunft brauchen könnten.
Wenn Sie die Identität einer Person, die in einer E-Mail erwähnt wird, nicht kennen müssen, dann sollten ihre Daten anonymisiert werden.
Öffentliche Unternehmen
In den USA gibt es ein Bundesgesetz namens Sarbanes-Oxley Act (SOX), das sich auf öffentliche Unternehmen bezieht. Es gilt auch für hundertprozentige Tochtergesellschaften und ausländische Unternehmen, die an der Börse gehandelt werden und in den Vereinigten Staaten tätig sind.
Gemäß SOX müssen diese Unternehmen ihre E-Mails sieben Jahre lang aufbewahren.
Selbst wenn Ihr Unternehmen derzeit nicht den SOX-Vorschriften unterliegt, müssen Sie möglicherweise eine britische Version der SOX-Vorschriften einhalten, die nach Meinung einiger Experten kurz bevorsteht.
Besondere Branchen
In bestimmten Branchen gibt es Vorschriften, die vorschreiben, dass Dokumente, einschließlich E-Mails, über einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen.
Telekommunikation
Gemäß der Verordnung über die Vorratsdatenspeicherung (EG-Richtlinie) von 2009 müssen Anbieter von öffentlichen elektronischen Kommunikationsnetzen oder -diensten E-Mails 12 Monate lang aufbewahren.(Pinsent Masons)
Rechtliches
Solicitors müssen verschiedene Arten von Dokumenten für unterschiedliche Zeiträume aufbewahren. Siehe die Liste der Solicitors Regulation Authority.
Finanzdienstleistungen
Die Aufbewahrungsfrist beträgt für viele Arten von Dokumenten sieben Jahre. Es gibt jedoch eine ganze Reihe von Dokumenten, die Sie kürzer oder länger aufbewahren müssen. Weitere Informationen finden Sie im Aufbewahrungszeitplan der Financial Conduct Authority.
Vorratsspeicherung